Prestation de conception éditoriale de coordination de coordination de la production, distribution et promotion des albums photos « 100 photos pour la liberté de la presse » de Reporters sans frontières


1/ Préambule

Créée en 1985, Reporters sans frontières (RSF) veille au respect de la liberté de l'information, prévue par l'article 19 de la Déclaration universelle des droits de l'Homme selon lequel "tout individu a droit à la liberté d'opinion et d'expression, ce qui implique le droit de ne pas être inquiété pour ses opinions et celui de chercher, de recevoir et de répandre, sans considération de frontières, les informations et les idées par quelque moyen d'expression que ce soit ". L’organisation défend et promeut la liberté, l'indépendance et le pluralisme du journalisme partout dans le monde. En luttant contre la censure et en défendant concrètement les journalistes ou les médias en difficulté, persécutés en raison de leur activité, elle soutient l'un des fondements de la démocratie. 

RSF dispose d'un secrétariat international à Paris, de treize sections et bureaux dans le monde et de plus de 130 correspondants. Association reconnue d’utilité publique en France, elle bénéficie de statuts consultatifs auprès de l’ONU, de l'OIF, de la Commission africaine des droits de l'homme et des peuples et du Conseil de l’Europe. 

2/ L’album « 100 photos pour la liberté de la presse » de Reporters sans frontières 

L’album « 100 photos pour la liberté de la presse » existe depuis 25 ans. Il permet aujourd’hui de financer plus de 30% des activités de l’organisation. L’album de Reporters sans frontières a réuni des contributeurs exceptionnels, soutiens de l’organisation, parmi lesquels :  

  • Des photographes de renom (Steve Mc Curry, Don McCullin, William Klein, Henri Cartier-Bresson, Paolo Pellegrin, Yann Arthus-Bertrand, Helmut Newton, Peter Lindbergh, Sebastiao Salgado...) ;

 

  • Des agences photos mondialement connues (Magnum Photos, VII, National Geographic...) ;

 

  • Des auteurs célèbres ou personnalités médiatiques qui contribuent à l’enrichissement de l’album (partie ‘magazine’) en fonction de sa thématique.  

 

Son tirage et sa distribution sont assurés sur tout le territoire français, avec en moyenne 120000 exemplaires distribués dans tous les points Relay, Maisons de la presse et librairie partout en France.  

La médiatisation de l’album est très importante. Les albums bénéficient de centaines de retombées presse pour chaque album notamment au niveau national (JT de 20 heures, presse nationale etc.) ainsi que d’un affichage publicitaire sur les points de vente.  

L’album « 100 photos pour la liberté de la presse » repose sur une chaîne de solidarité : du photographe au marchand de journaux, de nombreux intervenants participent à titre gracieux. Le modèle économique de l’album est ainsi basé sur la rentabilité du titre, due à : la gratuité partielle des coûts de production et de distribution, les bénéfices des ventes auprès du public (réseau presse et librairie), des espaces publicitaires (pages de publicité et logos) et des partenariats albums (éditions spéciales avec un ou plusieurs partenaires). La promotion est également financée en partie grâce à l’aide de partenaires (campagnes de publicité notamment). 


Les liens entre les différentes parties prenantes et RSF sont donc précieux et indispensables. Il revient au prestataire de conserver d’excellentes relations de travail avec tous les intervenants et prestataires et de participer à leur motivation et leur engagement aux côtés de l’organisation. 

3/ Objectif de l’appel d’offre

L’objectif de cet appel d’offre est de solliciter des offres compétitives afin de sélectionner le prestataire qui travaillera, en étroite collaboration avec la Direction de la communication et du marketing de RSF, à la conception éditoriale et coordonnera la production, la distribution et la promotion de l’album. 

A l’issu de la procédure, le prestataire sélectionné aura la charge de réaliser 3 albums de RSF par an pour une durée de 3 ans renouvelable.  

4/ Présentation détaillée de la prestation 

CONCEPTION EDITORIALE

- Proposition d’un thème et/ou d’un choix de photographe(s) pour les publications de l’année.
Un planning prévisionnel devra être présenté avec au moins 3 propositions argumentées pour chaque album. La programmation devra tenir compte des objectifs commerciaux fixés dans le cadre du budget prévisionnel. La vente des albums représentant une part importante du budget de RSF, il est impératif que les propositions intègrent la notoriété des photographes ou la popularité des thématiques et argumentent en fonction de l’impact sur le développement des ventes, tout en respectant la mission et les valeurs de RSF. La décision de la collaboration sera faite en coordination avec la Direction de la communication et du marketing, ainsi qu’avec la Direction générale. Il est entendu que les propositions formulées doivent être réalisables et nécessitent une première prise de contact du prestataire avec le (les) photographe(s) pour obtenir leur accord de principe sur l’obtention des droits à titre gracieux. Le planning prévisionnel de l’année à venir devra être présenté au plus tard en septembre de l’année précédente. 

- Conception du chemin de fer de la publication et de sa couverture

Cette partie comprend la coordination du travail de création, la sollicitation et la coordination des contributeurs et pigistes qui rédigeront les parties magazines de l’album (pigistes, personnalités, etc.).  

COORDINATION DE LA PRODUCTION

Le prestataire aura la charge de la conception complète de l’album, comprenant la supervision du secrétariat de rédaction. Il/elle devra assurer le contrôle de la qualité des prestations et du document avant son impression. 

Le prestataire devra également assurer la négociation avec le bureau de fabrication et/ou l’imprimeur, le graphiste et plus généralement l’ensemble des prestataires intervenant dans la chaîne de réalisation de l’album. 

COORDINATION DE LA DISTRIBUTION

Le prestataire aura la charge de veiller à la bonne distribution des albums dans les réseaux (Presstalis et Interforum actuellement). Il/elle validera en coordination avec RSF le réglage, sur proposition du prestataire chargé de cette mission. Il/elle entretiendra des relations étroites avec les réseaux de distribution et organisera des rencontres régulières entre les distributeurs et RSF. Il/elle pourra proposer toutes formes d’incitations/ récompenses, de présentation ou de mise en valeur des albums auprès des vendeurs, permettant de valoriser les réseaux de distribution et de développer les ventes.   

 

COORDINATION DE LA PROMOTION 

  • Réalisation de la plaquette commerciale 

Le prestataire devra superviser la réalisation de la plaquette commerciale, permettant de vendre les encarts publicitaires à l’intérieur de l’album, ainsi que les partenariats autour de l’album (affichage, évènements ou autre). 

  • Co-gestion de la régie commerciale

En coordination avec la Direction de la communication et de la collecte, le prestataire aura la charge de coordonner les actions de la régie qui commercialise les inserts publicitaires et les partenariats de chaque album. Il/elle pourra proposer à la régie commerciale des partenariats autour de l’album, en fonction des opportunités. Il/elle pourra assister aux réunions avec les grands partenaires (FNAC ou annonceurs publicitaires en prospection par exemple). 

  • Propositions quant au dispositif de promotion / communication de l’album 

Le prestataire formulera des propositions, validées et mises en œuvre par la Direction de la communication et du marketing.  

Le prestataire devra s’assurer du bon respect du budget prévisionnel des albums. 

Il/elle sera assisté(e) d’un salarié de RSF et de toute l’équipe de la Direction de la communication et du marketing, avec laquelle le prestataire aura des contacts réguliers. 

DEVELOPPEMENT DES VENTES & ACCROISSEMENT DES MARGES

Le/la prestataire devra travailler dans l’objectif d’accroitre les ventes des albums et d’accroitre les marges de RSF. Pour cela, il/elle dispose des leviers suivants : 

  • Choix éditoriaux / de photographes / de thématiques ; 
  • Proposition d’optimisation dans le processus de production permettant de diminuer les coûts et d’accroitre les marges ;
  • Proposition de dispositifs de promotion (motivation des vendeurs, promotion off ou on line, enquête lecteurs etc.) ou de partenariats. 

En coordination avec la Direction de la communication et du marketing, le prestataire pourra également proposer et suivre la mise en place d’évolutions ou innovations sur toute la chaîne : 

  • Marketing (digitalisation de certains contenus, nouvelle maquette, nouveau format etc.) 
  • Distribution (développement des abonnements et ventes directes, nouveau réseau de distribution notamment à l’étranger etc.)

En cas de proposition, le prestataire devra tenir compte des ressources de RSF et de ses processus internes. Il devra proposer un calendrier et un modèle économique viable pour la mise en place du projet. 

5/ Retro planning de la livraison d’un album

Les périodes prévisionnelles de mise en vente des albums de photographies sont les suivants :

  • 7 mars  
  • 7 juillet   
  • 7 novembre   

Le prestataire s’engage à respecter le retro planning suivant et à tout mettre en œuvre pour le faire respecter par les prestataires de RSF et les photographes / agences participant au projet. 

  • A minima 6 mois avant la date de publication

Proposition de la thématique / du photographe, validation de RSF dans les 10 jours

  • 5 à 6 mois avant la date de publication

Thématique validée auprès du photographe / Agence  

Première proposition de contributeurs / enrichissements à valider par RSF dans les 10 jours

Présentation de la publication aux diffuseurs 

  • A minima 4 mois avant la date de publication

Proposition de chemin de fer complet, à valider par RSF dans les 10 jours

Proposition de plaquette commerciale, à valider par RSF dans les 10 jours – maquette réalisée dans les 2 semaines suivantes 

Brief de la régie publicitaire 

  • A minima 3 mois avant la publication 

Proposition d’un choix de photos pour le portfolio, validation par RSF dans les 10 jours

Brief de la direction artistique

Présentation de la publication aux commerciaux des réseaux de distribution

  • 2 à 3 mois avant la publication

Proposition d’un dossier de presse non maquetté, y compris visuels libres de droit et couverture (CP et diffusion réalisés par RSF), maquette réalisée 2 semaines après la validation par RSF

Livraison des éléments nécessaires à la promotion – propositions de dispositifs de promotion 

  • J-40 : Livraison des fichiers définitifs à l’imprimeur / Bureau de fabrication
  • J -30 : Impression des albums
  • Pendant la durée de vente : points réguliers sur les ventes 
  • J+30 : Point budgétaire `

6/ Retro planning de l’appel d’offre 

4/09 : publication de l’appel d’offre 

04/10 : réception des offres 

11/10 : choix du prestataire et signature du contrat 

12/10 : début de la collaboration sur la programmation à partir de juillet 2020 (cf. retro planning album) 

7/ Modalités financières 

Le (la) participant(e) devra fournir une offre de prix détaillée pour les prestations concernées. 

RSF est ouvert à tout type de proposition quant au mécanisme de tarification, sous réserve que celui-ci soit clairement explicité et transparent. Un intéressement sur l’accroissement des ventes ou sur l’évolution de la marge brute peut être proposé. 

RSF règle ses factures en euros, uniquement par virement bancaire, à trente jours fin de mois. 

7/ Éléments attendus dans l’offre 

Les candidats souhaitant soumettre une offre devront envoyer au minimum les éléments suivants : 

  • -  Une proposition éditoriale pour le premier album de l’année 2020, comprenant :
  1. * 3 propositions détaillées de photographes ou thématiques pour le prochain album, comprenant un argumentaire sur le sens et l’intérêt pour RSF et les lecteurs de l’album. 
  2. * Sur l’une des propositions (au choix du candidat), 5 propositions de contributeurs   
  3. * Sur l’une des propositions (au choix du candidat), 1 plan de promotion pour un budget maximum de 20K euros (incluant la promotion sur lieu de vente) 
  4. Format : Trois pages maximum (Word police 12 minimum) 
  • 1 proposition pour accroitre les ventes ou la marge brute (celle qui semble prioritaire) au choix, avec le détail du calendrier, budget et processus pour la mise en place. 

Format : Une pages maximum (Word police 12 minimum)

  • -  Une proposition financière / grille tarifaire détaillée pour chaque prestation attendue 
  1. * Conception éditoriale
  2. * Coordination de la production
  3. * Coordination de la diffusion 
  4. * Coordination de la promotion  

La proposition financière pourra comporter un pourcentage d’intéressement sur la marge brute réalisée sur la vente des albums. 

  • -  Une présentation des activités du candidat, détaillant notamment son expertise en matière de conception et coordination dans le domaine de l’édition. 
  • Format : Une pages maximum (Word police 12 minimum)

8/ Critères d’évaluation 

Les critères d’évaluation de la proposition reçue du prestataire seront les suivants : 

  • Proposition éditoriale et pour accroitre les ventes : 30 points 
  • Compétences et références présentées dans le domaine de la coordination, de la conception et de la diffusion : 20 points
  • Proposition tarifaire : 40 points

Les candidats obtenant les meilleurs résultats sur l’application de cette grille, sauf nombre inférieur de candidatures retenues, pourront être auditionnés pour expliciter leur offre. Cette audition pourra permettre de donner la notation définitive des candidats. 

9/ Modalités de participation à l’appel d’offres 

9.1 – Clarifications : 

Toutes les questions relatives à ce cahier des charges peuvent être posées par écrit uniquement, par email aux deux adresses indiquées ci-dessous et ceci avant le 31 mai 2019. RSF se réserve le droit de partager avec tous les participants un élément de réponse qui permettrait de clarifier ou compléter les éléments du présent document. 

9.2 – Format et date de réponse : 

Les réponses sont attendues pour le 4 octobre 2019, 17 heures de Paris, par email seulement aux 2 adresses suivantes :
Élodie TRUCHON : [email protected], Emilie POIRRIER [email protected] 

Toute réponse reçue après cette date ne sera pas prise en compte. 

9.3 – Période de validité : 

Les participants s’engagent à soumettre une offre qui restera valide au minimum soixante jours calendaires, à compter de la date limite de soumission des offres. 

9.4 – Devise et langue des offres : 

Les offres devront être présentées en euros hors taxes, et la TVA mentionnée de manière distincte. Les offres ainsi que toute la correspondance et tous les documents relatifs à l’offre échangés entre le soumissionnaire et RSF doivent être rédigés en français. 

9.5 - Coût de préparation et de participation : 

La participation à cet appel d’offres reste entièrement aux frais du prestataire souhaitant soumettre une offre. RSF n’acceptera aucune facturation de la part des participants concernant leur réponse à cet appel d’offres. 

9.6 - Propriété́ des offres : 

́
RSF détient la propriété des offres reçues dans le cadre de cette procédure d’appel d’offres. 

́
Toutefois, RSF se réserve la possibilité de ne pas renvoyer les dossiers de candidature aux soumissionnaires participants à l’appel d’offres. 

9.7 - Modification ou retrait des offres : 

Les soumissionnaires peuvent modifier ou retirer leur offre par une notification écrite avant les dates limites de soumission des offres indiquées dans l’article 9.2. Aucune offre ne pourra être modifiée passé ces dates. Les retraits seront fermes et définitifs et mettront fin à toute participation à la procédure d’appel d’offres. 

9.8 - Annulation de la procédure d’appel d’offres : 

En cas d’annulation d’une procédure d’appel d’offres, les soumissionnaires en seront informés par RSF.
Une annulation peut se produire quand : 

́
1. La procédure d’appel d’offres a été infructueuse, à savoir quand RSF n’a reçu aucune offre valide ou financièrement viable, voire aucune réponse du tout ́ ;


2. Les paramètres économiques ou techniques du projet ont été fondamentalement modifiés ;

3. Des circonstances exceptionnelles ou un cas de force majeure rendent impossible l’exécution normale du projet ;


4. Toutes les offres techniquement conformes dépassent le budget disponible ;


5. Des irrégularités se sont produites dans la procédure, en particulier lorsque celles-ci ont empêché une concurrence loyale. 

9.9 – Modalités contractuelles : 

A l’issue de cet appel d’offres, RSF signera avec le prestataire sélectionné un contrat de trois ans renouvelable. 

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